Automação de processos: menos tarefas repetidas, menos erros
Muitos processos de uma PME dependem de alguém que copia, confirma, avisa e arquiva, sempre da mesma maneira. Mapeamos o processo, tiramos os passos manuais e deixamos a equipa só com as decisões.
Diagnóstico gratuito: uma reunião de alinhamento, sem compromisso.
Hoje
- Pedido enviado por email ao responsável
- Aprovação procurada na caixa de correio
- Encomenda introduzida à mão no ERP
- Fornecedor avisado por telefone
Com a PowerTech
- Pedido
- Aprovação
- ERP
- Fornecedor
A equipa só decide; os outros passos seguem sozinhos.
Sinais de que um processo pode ser automatizado
Se uma tarefa é repetitiva, previsível e consome tempo, provavelmente pode ser automatizada.
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Sempre os mesmos passos
A tarefa faz-se todas as semanas da mesma maneira, por quem estiver disponível.
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Aprovações perdidas no email
Ninguém sabe em que ponto está um pedido sem perguntar a alguém.
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Erros de cópia
Valores trocados ou esquecidos ao passar dados de um sítio para outro.
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Tudo depende de uma pessoa
Quando essa pessoa falta, o processo para.
Como automatizamos
Primeiro o processo; só depois a tecnologia.
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Mapear o processo
Desenhamos cada passo como é feito hoje, com quem o faz, e separamos o que é decisão do que é repetição.
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Tirar os passos repetidos
Integrações, regras e avisos automáticos fazem o que hoje é copiar, confirmar e avisar.
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Manter as pessoas nas decisões
Aprovações e exceções continuam com quem decide, agora com a informação à mão.
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Registar cada passo
Fica o histórico de quem fez o quê e quando, para ninguém ter de perguntar.
Processos que os nossos produtos já tratam
Software nosso, em produção.
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Rotinas com checklist
No ptasks, as tarefas repetem-se sozinhas nas datas previstas, com checklist, fotos como prova e validação do supervisor.
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Pedidos com prazo
No Service Desk, a prioridade define o prazo (SLA) e atribuir um pedido a um técnico muda logo o seu estado.
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Do orçamento à receita
No OfiCar, a ordem de serviço nasce do orçamento aprovado e, ao concluir, lança a receita no financeiro.
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Cobranças sem duplicados
No Pteach4you, as cobranças do mês geram-se a partir do combinado com cada aluno e das aulas dadas; gerar duas vezes não repete nada.
O que costumam perguntar-nos
Se a sua pergunta não estiver aqui, faça-a na reunião de diagnóstico.
Que processos se podem automatizar?
Os que se repetem, seguem regras e consomem tempo: pedidos, aprovações, passagem de dados, avisos e relatórios. O que depende de juízo caso a caso fica com as pessoas, com a informação mais à mão.
Preciso de trocar os programas que uso?
Não. Partimos dos sistemas que já tem e ligamo-los. Só falamos em substituir um programa quando ligá-lo custa mais do que trocá-lo.
Por onde se começa?
Pelo processo que mais tempo consome e é mais simples de automatizar. É isso que identificamos na reunião de diagnóstico.
E se o processo mudar?
A automação ajusta-se. Acompanhamos a solução depois de entregue e mudamo-la quando o processo muda.
Diga-nos que processo lhe tira mais tempo
Na reunião de diagnóstico percorremos o processo e vemos que passos podem deixar de ser feitos à mão.