Automação de emails: os pedidos entram sozinhos no sistema
Quando alguém tem de ler cada email, copiar o pedido para outro programa e responder a confirmar, a caixa de correio passou a ser o processo. Pomos os emails a entrar diretamente no sistema certo, com prioridade e resposta ao cliente.
Diagnóstico gratuito: uma reunião de alinhamento, sem compromisso.
Hoje
- Ler o email e perceber o problema
- Abrir o pedido à mão no sistema
- Decidir a prioridade
- Responder ao cliente com o número
Com a PowerTech
- Leitura
- Prioridade
- Pedido
O cliente recebe o número do pedido logo a seguir.
Sinais de que o email está a fazer de sistema
Se reconhece duas ou mais destas situações, há pedidos que podem entrar sozinhos.
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A caixa de correio é a lista de tarefas
Os pedidos vivem no email e ninguém sabe ao certo quais estão tratados.
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Copiar do email para outro programa
Encomendas, orçamentos e pedidos de assistência escritos duas vezes.
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Respostas que demoram
O cliente só sabe que o pedido chegou quando alguém tem tempo de responder.
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Pedidos perdidos
Um email lido e esquecido é um pedido que ninguém trata.
Como automatizamos
Da caixa de correio ao sistema onde a equipa já trabalha.
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Ler a caixa
Ligamo-nos à caixa de correio e lemos cada mensagem nova, sem depender de alguém a abrir.
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Perceber o pedido
Quem envia, o assunto, o texto e a prioridade, com regras definidas consigo; um cliente conhecido fica ligado ao pedido.
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Pôr no sistema certo
O pedido entra no seu ERP, CRM ou sistema de suporte, e as respostas do cliente juntam-se ao mesmo pedido.
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Proteger contra o ruído
Respostas automáticas e devoluções são ignoradas, e a mesma mensagem nunca cria dois pedidos.
E-mail → Service Desk
Feito no nosso Service Desk e a funcionar em produção. É uma demonstração nossa, não um caso de cliente.
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Um email, um pedido
Cada email enviado para a caixa de suporte abre um pedido com o assunto, o texto e o remetente, sem ninguém o copiar.
Conhecer o Service Desk -
Cada empresa com a sua caixa
O pedido fica na empresa dona da caixa que recebeu o email, em nome do remetente se ele for utilizador dessa empresa; se não, entra para triagem da equipa. Nenhuma empresa vê os pedidos de outra.
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Prioridade e categoria por regras
«Urgente» ou «não funciona» abre como Alta, «dúvida» como Baixa; impressora, rede ou acessos escolhem a categoria.
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Resposta e seguimento
O cliente recebe o número do pedido; se responder com esse número no assunto, a resposta entra no mesmo pedido.
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Sem duplicados nem loops
Cada mensagem é registada uma vez, respostas automáticas são ignoradas, e um email que dê erro é repetido com o motivo registado.
O que costumam perguntar-nos
Se a sua pergunta não estiver aqui, faça-a na reunião de diagnóstico.
Funciona com o email que já uso?
Funciona com caixas que aceitam ligação IMAP, como as de alojamento profissional. Confirmamos o seu caso no diagnóstico.
E os anexos?
Na demonstração, os anexos ficam na caixa de correio e o pedido diz quantos tinha. Num projeto, decidimos consigo se devem acompanhar o pedido.
E se o email não for um pedido?
Respostas automáticas, devoluções e mensagens da própria caixa são ignoradas. O resto entra para triagem, onde uma pessoa decide.
Usam inteligência artificial?
Nesta demonstração não: a prioridade e a categoria vêm de regras simples e verificáveis. A IA entra onde traz ganho concreto, sempre com validação humana.
Diga-nos que pedidos chegam por email
Na reunião de diagnóstico vemos que emails a sua equipa trata à mão e para onde deviam ir.