Automação de documentos: os dados saem do PDF sem ninguém os copiar

Quando alguém tem de abrir cada fatura ou guia, ler o fornecedor, o NIF, as datas e os valores e escrevê-los noutro programa, o trabalho está a ser feito duas vezes. Extraímos os dados dos documentos, uma pessoa confirma-os e eles seguem para o sistema da empresa.

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Exemplo · uma fatura de fornecedor

Hoje

  1. Abrir o PDF da fatura
  2. Escrever fornecedor, NIF e data
  3. Copiar a base e o IVA por taxa
  4. Lançar no programa de contabilidade

Com a PowerTech

  1. PDF
  2. Leitura
  3. Validação
  4. Sistema

Uma pessoa confirma os dados antes de eles seguirem.

O problema

Sinais de que há documentos a ser passados à mão

Se reconhece duas ou mais destas situações, há dados que podem sair sozinhos dos documentos.

  • Faturas escritas duas vezes

    O PDF chega por email e alguém volta a escrever os valores no programa de contabilidade ou no ERP.

  • Erros de digitação nos valores

    Um algarismo trocado num NIF ou num total só se descobre mais tarde, ao conferir as contas.

  • Documentos espalhados

    Faturas, guias e contratos em pastas e caixas de correio, sem um sítio onde se encontrem.

  • Fecho do mês lento

    No fim do mês, a equipa passa dias a lançar documentos que chegaram ao longo de semanas.

A abordagem

Como automatizamos

Do documento recebido ao sistema onde os dados fazem falta.

  • Juntar os documentos

    Do email, de uma pasta partilhada ou de um carregamento, num só sítio.

  • Ler o que o documento já traz

    Nas faturas portuguesas, o QR code da AT tem o NIF, a data, o ATCUD, o IVA por taxa e o total; o resto lê-se do texto.

  • Validação humana

    Uma pessoa vê o documento ao lado dos dados extraídos, corrige o que for preciso e confirma.

  • Enviar para o sistema

    Os dados validados seguem para o ERP ou para a contabilidade, por integração ou por ficheiro.

Caso de demonstração

PDF → dados, no PowerDocs

Feito na nossa Gestão de Documentos (PowerDocs). É uma demonstração nossa, não um caso de cliente.

  • O QR da AT primeiro

    O sistema procura o QR code obrigatório das faturas e lê dele os campos fiscais; o nome do fornecedor e as linhas vêm do texto do PDF.

    Conhecer a Gestão de Documentos

  • Cada campo diz de onde veio

    Do QR, do texto do PDF ou escrito à mão, com avisos quando o total impresso não bate certo com o QR ou o NIF não é válido.

  • Também com digitalizações

    Uma fatura digitalizada, só em imagem, é lida pelo QR.

  • Validação antes de gravar

    Só fica guardado o que uma pessoa confirma, e a mesma fatura lançada duas vezes é assinalada.

  • Lista e exportação

    As faturas validadas ficam numa lista com filtros e saem em CSV para o Excel ou para a contabilidade.

Perguntas frequentes

O que costumam perguntar-nos

Se a sua pergunta não estiver aqui, faça-a na reunião de diagnóstico.

Que documentos conseguem ler?

Na demonstração, faturas portuguesas em PDF. Num projeto, também guias, notas de encomenda e outros documentos com estrutura conhecida, combinados consigo no diagnóstico.

Os documentos saem da empresa?

Na demonstração, o PDF é lido no próprio navegador e não é enviado a nenhum serviço externo. Num projeto, a forma de leitura e o local onde ficam os dados decidem-se consigo.

E se o documento estiver mal digitalizado?

Se o QR ou o texto não se lerem, os campos ficam por preencher e escrevem-se à mão; o sistema avisa quando não encontra o QR.

Usam inteligência artificial?

Nesta demonstração não: os dados vêm do QR da AT e de regras sobre o texto, que se podem verificar. A IA entra onde traz ganho concreto, sempre com validação humana.

Diagnóstico gratuito

Diga-nos que documentos passam à mão

Na reunião de diagnóstico vemos que documentos chegam à sua empresa, que dados saem deles e para onde deviam ir.

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